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解读《档案服务外包工作规范 第5部分：档案保管服务》征求意见稿 对档案库房管理的思考与实践
发布时间：2024-06-28 15:04:15

近日，《档案服务外包工作规范第5部分：档案保管服务》行业标准项目征求意见稿（以下简称“征求意见稿”）公布在国家档案局网站。征求意见稿明确档案保管服务在外包过程中的各项要求，为档案服务外包工作提供了档案保管服务的标准和指导，标志着档案服务外包工作在标准化、规范化方面又迈出了重要一步。

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征求意见稿详细规定了承包方库房建筑、消防、安防系统及设施、库房环境、人员要求、业务规程、信息化管理和安全保密措施等方面的内容，其核心在于确保档案的安全、完整、有序和可追溯性。这要求档案管理服务商不仅需要关注档案的物理保存环境、业务规程，还应重视信息化管理手段在档案保管服务外包中的应用，特别今夏华南地区降雨频繁且雨量较大，这对档案库房建设和管理提出了更高的要求。


涵妍档案在库房管理方面的实践
PRACTICE IN ARCHIVES MANAGEMENT

01
库房建筑


征求意见稿明确库房建设要求和库房防护管理要求。

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我公司档案寄存大楼位于长三角G60科创走廊——智慧档案产业园，园区地势开阔平坦，排水通畅、环境安静，所在区域距G60高速松江东出口约200米，交通便利，设施完备。整栋大楼建设高标准满足国家《档案馆建筑设计规范》（JGJ 25-2010），楼板高承重2吨/平方米，档案库区内比库区外楼地面高出15mm，并应设置密闭排水口，库房配备防火、防盗、防水、防光、防尘、防有害气体、防有害生物以及温湿度调控等必要的设施设备，严格遵循《中华人民共和国档案法实施条例》对保管档案提出的管理措施规定，可保证寄存档案的安全性、长久性和稳定性。

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图/涵妍档案 档案寄存大楼

02
消防、安防系统及设施


征求意见稿对消防系统、安全系统和相关管理提出明确要求，特别要求消防系统应采用不会对档案产生二次损害、不会污染环境的高压细水雾自动消防系统或洁净气体消防系统，库房相关区域均应设有实时可视监控系统。

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我公司档案库房所有区域均采用高压细水雾自动消防系统，配置独立的细水雾消防系统控制中心，并基于实时可视监控系统，建立库房环境联动一体化管理平台，确保档案安全可视、可控、可防。针对消防安全，我公司制定消防应急预案，每年定期进行消防演练，切实加强档案安全措施，排除安全隐患，防患于未然。

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图/涵妍档案 高压细水雾消防系统控制中心

03
库房环境


征求意见稿重点对库房温湿度作出要求，详细规定纸质档案和磁性介质档案的温湿度控制范围。

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我公司档案库房配备先进的温湿度控制一体机、新风净化系统等，采用智能温湿度控制系统，能够实时监测库房的温湿度，并根据库房内的温湿度情况自动调节，使档案库房的温湿度始终保持在《档案馆建筑设计规范》（JGJ 25-2010）规定的标准范围内，确保档案保存环境的稳定性。

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图/涵妍档案 档案库房九防管理系统

04
人员要求


征求意见稿对档案工作人员和档案管理岗位人员提出相应要求。

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我公司档案库房管理人员配置包括熟悉档案管理的基本原理和方法、了解档案管理的相关法律法规的专业档案工作人员，具备深厚的档案学和信息管理知识背景、能够为公司的档案管理工作提供有效的解决方案的资深档案管理人员和档案专业中高级技术职称人员，他们承担着不同的职责和任务，确保库房档案工作的顺利进行和有序、高效管理。

05
业务规程


征求意见稿对档案保管业务流程从签订协议、档案运输、档案入库、档案消毒到库房安全管理、无主档案处置提出明确要求，特别对承包方在档案利用服务方面应当履行的责任进行详细规定。

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我公司严格遵循档案服务外包工作相关的法规、标准，制定详细的档案保管业务流程、明确各个服务环节相应的责任制度，提供从档案清点、运输、验收、装箱、入库、消毒、上架到档案管理的全流程服务，确保档案运转和管理过程中每一个环节的安全可控，并为发包方提供现场调阅、送达调阅、远程调阅、VIP调阅等个性化的寄存档案调阅服务，同时制定相应的档案调阅手续，确保档案利用服务过程中档案安全责任可追溯。

06
信息化管理


征求意见稿强调信息化管理手段在档案保管服务外包中应用的重要性，要求承包方建立档案保管服务管理信息系统，提供安全可靠的档案信息化服务，并建立涉及档案保管服务全流程及相关信息系统的信息安全保密制度。

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⒈我公司在上海、重庆、西安设有三大研发中心，推动大数据、人工智能、物联网和数字孪生等新一代信息技术融入档案行业，自主研发“涵妍”智慧档案应用系列和“威慧”安全保障系列产品，产品与华为鲲鹏实现技术互认，全国产化适配，安全可信。基于可信产品可以集成建立个性化、自主可控的智慧档案保管服务管理信息系统，实现档案保管的全流程、全生命周期安全、智慧管理。

⒉我公司提供专业档案数据化加工服务，通过利用“涵妍智慧”档案数据化加工平台的图文识别、图像处理、智能著录等技术，将纸质档案转化为可检索、利用、分析的高质量电子档案，提供承包方在档案数据资源基础上实现保管档案的统计服务、智慧盘点、智慧检索、无障碍浏览、大数据分析、档案利用等功能。

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图/涵妍档案 档案数据化加工中心

⒊我公司作为智慧档案信息和安全管理服务商，高度重视档案实体和信息安全，在实践探索中构建起系统完备、科学规范、运行有效的档案安全制度体系，从制度、技术和管理入手，包括建立完整的档案保管服务全流程信息安全管理制度和信息系统保密制度，研发基于“实体安全、数据安全、设备安全、管理安全”四大安全管理体系的“威慧”安全保障系列，实行库房所在园区整体封闭式管理，严格管理人员出入，全方位护航档案库房的物理安全和信息安全。

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图/涵妍档案 库房环境联动一体化管理平台

此外，我公司积极探索创新档案库房的管理方式，利用物联网、大数据等新技术，建立库房环境联动一体化管理平台，实时监控库房的环境条件，实现库房环境数值的自动控制，一旦超过预设范围，系统就会自动报警，同时，还可以通过大数据技术，分析档案的借阅和使用情况，为库房的优化管理提供数据支持。


结 语
CONCLUDING REMARKS

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档案库房不仅是存放档案的物理空间，更是守护历史、传承文化的神圣之地。征求意见稿对承包方档案库房建设和管理要求作了详细描述，这些要求不仅涵盖了从库房选址、设计、建设到库房管理的各个方面，还深入到了档案管理的具体操作流程，如档案的分类、编码、存储、检索、利用和保密等。所有档案服务商应当高度重视、仔细研读征求意见稿，深入理解其背后的理念和目标，以据此调整优化服务内容和流程，提升档案服务外包工作的整体水平，共同推动档案事业的健康发展。


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