近日，国家档案局签发第22号令《电子档案管理办法》（以下简称《办法》），自2024年11月1日起施行。随着信息技术的飞速发展和数字化时代的到来，电子档案管理的重要性日益凸显。《办法》的出台，不仅为电子档案的管理提供了明确的指导和规范，也标志着我国电子档案管理进入了一个新的阶段。为更好地贯彻落实《办法》相关内容，服务档案事业高质量发展，我公司就《办法》内容进行重点解读。
《办法》是档案行业落实《“十四五”全国档案事业发展规划》关于“三个走向”指导思想和发展目标的具体行动，是深化档案信息化战略转型的重要举措，全面规定了电子档案管理的工作内容及机构职责，加强和规范电子档案全过程管理，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，推动档案信息化固本强基迈上新台阶。
《办法》包括七章三十八条内容，分为总则、机构及其职责、电子文件整理与归档、电子档案移交与接收、电子档案保管与处置、电子档案开放与利用和附则。
明确了《办法》制定的目的、适用主体和主体责任等。在信息化和数字化建设的浪潮中，电子档案逐渐成为重要的文档载体，对于党和国家工作大局、服务人民群众具有重要意义。《办法》深入贯彻习近平总书记对档案工作的重要指示批示精神，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规制定，旨在加强和规范电子档案管理，促进档案工作更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众。
《办法》明确了电子档案的定义，强调电子档案全过程管理的重要性，要求组织机构应当加强电子档案全过程管理，确保承载形成、整理、归档、移交、接收、保管、处置、利用等各业务环节的应用系统之间相互衔接，并且持续进行元数据采集、维护等活动，完整记录电子档案管理过程。同时，组织机构应当积极应用新一代信息技术，不断提升电子档案管理水平。《办法》的适用范围广泛，涵盖档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织的电子档案管理。
细化了档案馆、机关、团体、企事业单位和其他组织在电子档案全过程管理中，分别应当履行的职责。《办法》特别强调档案主管部门的监督指导责任，要求档案主管部门应当加强与本行政区域有关信息化建设、电子政务建设、电子文件管理、数据管理、密码管理、保密管理等主管部门的工作协同，共同推进电子档案管理工作。
明确了机关、团体、企业事业单位和其他组织在电子文件形成、办理、传输、存储过程中的工作要求。《办法》强调电子文件应当与元数据一并归档，归档格式应当具备开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等特性。电子文件形成部门和电子档案管理部门应当对归档的电子文件及其原数据进行检测，确保其真实性、完整性、可用性、安全性。
强调电子档案移交前、移交时，移交方与接收方应对电子档案进行真实性、完整性、可用性、完全性检测。《办法》细化了机关、团体、企业事业单位和其他组织向档案馆移交电子档案时的具体要求，包括应当按照国家关于电子档案移交与接收的标准规范要求对移交的电子档案进行组织，并进行真实性、完整性、可用性、安全性检测；电子档案不保留电子印章的数字签名信息，只保留印章图形；采用技术手段加密的电子档案应当去除加密措施后移交；移交的电子档案应当附具到期开放意见、政府信息公开情况、密级变更情况等。
明确了档案形成单位和档案馆需要对电子档案的保管、备份、转换迁移、销毁环节履行必要的义务，要求组织机构建设符合国家有关标准规范要求的应用系统，对电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源进行统一管理。《办法》强调电子档案备份和重要档案异地备份工作，要求组织机构制定电子档案备份工作方案，对电子档案、电子档案管理信息系统等进行完整备份，并制定检测策略。《办法》规定电子档案备份应当采用2种存储介质（磁介质、光介质、缩微胶片等符合长期安全管理要求的存储介质），2种存储方式（在线方式和离线方式），3套完整数据，确保1套完整数据在线应用，2套完整数据备份。
明确了在档案开放利用过程中，组织机构和档案利用者应当履行的责任和义务。《办法》要求档案馆通过网站或者其他方式定期公布开放电子档案目录，组织机构充分利用政务网、互联网等渠道，建立档案数字资源利用服务平台，积极利用人工智能等信息技术，开展编研、展览和建设专题数据库等工作，实现电子档案便利、高效、安全利用。《办法》提出档案主管部门应当推动档案数字资源共享工作，促进跨区域、跨层级、跨部门共享利用。
值得注意的是，《办法》是根据《中华人民共和国档案法》等法律法规制定，虽并未明确规定相关法律责任，但适用《数据安全法》《档案法》等相关法律法规中的法律责任规定。
《办法》对从电子文件的形成、积累、鉴定、归档到电子档案的保管、利用、移交等各个环节都进行了详细的规定，为电子档案管理提供了全流程的合规指导，这对于加强和规范电子档案管理，确保电子档案的真实、完整、可用和安全具有重要意义。
档案服务企业是档案事业的重要组成部分，《办法》的出台不仅为行业的规范化、标准化发展奠定了坚实基础，也为档案服务企业提供了新的发展机遇和挑战。我公司作为智慧档案信息和安全管理服务商，严格遵循《办法》要求，完善档案管理制度和规范，加强技术研发和人才培养，提升电子档案管理水平和服务质量，确保档案管理的合法性、合规性，为客户提供更加优质、高效的档案管理服务，为推动档案事业高质量发展贡献力量。
沪公网安备 31010702007207号