近日,我公司服务的陕西省煤田地质集团有限公司(以下简称“陕煤地质公司”)数字档案室建设试点高分通过由陕西省档案局组织的专家评价,成为陕西省示范性企业数字档案室。该试点项目评价的通过,不仅标志着陕煤地质公司在档案管理现代化方面迈出了坚实的一步,也彰显了我公司在数字档案馆(室)建设领域的深厚积累与创新优势。
陕煤地质公司是陕西省3家企业数字档案馆(室)建设试点单位之一。早在2017年,陕煤地质公司启动了库存纸质档案数字化工作;2018年,实现了公文电子化办公;2022年,完成了室藏档案数字化工作,并被陕西省档案局确定为省批创建数字档案室试点单位,启动数字档案室建设项目。2023年,陕煤地质公司开发了档案综合管理应用系统,实现互联网和局域网分类部署,并将公文自动化办公系统接入档案系统,实现电子文件在线归档,同年,数字档案室项目(一期)建设完成并顺利通过专家验收。截至目前,陕煤地质公司室藏档案3971卷、八万余件,全部建立文件级目录数据库;室藏文书档案数字化率100%,应数字化率100%;其他门类数字化率达到95%以上;构建了以数字档案室为核心,覆盖从文件收集、整理、归档到档案管理、保存、利用等全生命周期的档案信息化体系。
我公司作为承建陕煤地质公司数字档案室建设试点的伙伴,为项目建设提供了重要保障和基石。在项目推进过程中,我公司充分发挥在档案管理领域的丰富经验和技术优势,为陕煤地质公司量身定制了一套完善的数字档案室解决方案。该方案涵盖了基础设施建设、应用系统建设、数字资源建设,以及标准规范编制等多个方面。在基础设施建设方面,我公司携手陕煤地质公司打造了满足《数据中心设计规范(GB 50174-2017)》B级标准的数字档案室中心机房,实现整体电磁屏蔽。在应用系统建设和数字资源建设方面,我公司基于陕煤地质公司行业特点和档案工作实际,依托“涵妍智慧”“安全威慧”系列产品,为其量身定制了档案综合管理应用系统,实现业务系统电子文件自动归档、门类管理、配置管理、数字档案在线接收采集、自动编目、多方式检索、鉴定统计等智能化管理功能,并可灵活扩展。基于安全、规范、先进的软硬件设施,陕煤地质公司数字档案室实现集团总部及所属各单位之间档案基础数据的互通与共享,提高档案管理工作效率和集团范围内档案信息资源的服务和利用水平;对接协同办公系统,实现档案在线数字借阅,充分挖掘利用档案信息资源,增强知识服务能力,辅助企业决策,为核心业务发展赋能。
“涵妍”智慧 安全“威慧”
评价会上,专家组通过听取汇报、系统演示、资料查阅、现场质询、对标查验及综合评议等方式,对照《陕西省数字档案室建设评价办法(试行)》的通知(陕档局发〔2022〕38号),从组织与保障、基础设施建设、应用系统建设、数字资源建设及加分项等方面进行评价。专家组一致认为陕煤地质公司数字档案室建设达到省级示范数字档案室标准要求。经陕西省档案局审核,同意陕煤地质公司数字档案室通过评价,并授予“省级示范数字档案室”称号。
专家评价
此次陕煤地质公司试点项目评价的高分通过,是我公司在企业档案领域实践的一个重要里程碑。未来,我公司将秉持“引领智慧档案新发展,构筑档案安全新防线”的企业使命,持续深化与各界的合作,充分发挥自身优势,打造更多数字档案馆(室)示范性工程,助力档案管理全面数字化转型,为推动我国档案信息化建设贡献力量。